Personvernerklæring

Viktig merknad om kundedata: Denne erklæringen gjelder ikke for personopplysninger som kundenes bedrifter legger inn i Arvo (f.eks. kontakter og selskaper i CRM). Slik data behandles av Arvo som databehandler på vegne av kunden som behandlingsansvarlig, og er underlagt vår Databehandleravtale. Spørsmål om slik data skal rettes til den aktuelle kunden.

1. Hvem vi er

Oslomade AS
Org.nr. 919823410
Biskop Gunnerus' gate 14, 0185 Oslo
E-post: support@getarvo.ai

For personopplysninger vi samler inn om egne brukere og besøkende på nettstedet, er Oslomade AS behandlingsansvarlig.

2. Personopplysninger vi samler inn

a. Opplysninger du gir oss direkte

• Kontoinformasjon: Navn og e-postadresse ved opprettelse av konto og ved kommunikasjon med oss

• Betalingsinformasjon: Betalingsopplysninger behandles av Stripe. Vi lagrer ikke kortopplysninger direkte.

• Kommunikasjon med oss: Innhold i e-poster og meldinger du sender oss

• Møteopptak: Lyd, transkripsjoner og sammendrag fra møter du tar opp via Arvo — kun hvis du aktiverer møtefunksjonen

b. Opplysninger vi samler inn automatisk

• Enhets- og tilkoblingsinformasjon: IP-adresse, nettlesertype og -versjon, operativsystem

• Bruksdata: Sider du besøker, funksjoner du bruker, tidspunkt for innlogging og aktivitet, feilmeldinger

• Informasjonskapsler (cookies): Vi bruker kun nødvendige informasjonskapsler for innloggingssesjoner og sikkerhet. Vi bruker ikke sporings- eller reklamecookies. Se avsnitt 9 nedenfor.

• AI-brukslogg: Antall AI-forespørsler og kredittkostnader per bruker
  
  

c. Opplysninger fra tredjeparter

• Brreg (Brønnøysundregistrene): Offentlig tilgjengelig virksomhetsinformasjon (organisasjonsnummer, adresse, bransje) brukes til å forhåndsutfylle selskapsinformasjon. Dette er ikke personopplysninger.

• Vi kjøper ikke personopplysninger fra datameglere og bruker ikke data fra sosiale medier til å berike brukerprofiler.

• Google Workspace API-data: Når brukere kobler sin Workspace- eller Gmail-konto til Arvo via OAuth, samler vi inn e-postadresse og synkroniserer e-postdata (inkludert sending og lesing av meldinger) for å drive CRM-pipelinen. Arvos bruk og overføring av informasjon mottatt fra Google API-er til andre apper, vil være i samsvar med Google API Services User Data Policy, inkludert kravene til begrenset bruk (Limited Use). Vi selger aldri disse Google-dataene til tredjeparter, bruker dem ikke til markedsføring eller annonsering, og ingen ansatte har tilgang til å lese innholdet med mindre du gir eksplisitt samtykke i en feilsøkingssituasjon.

  
  

3. Hvordan vi bruker personopplysninger

For å levere tjenesten

Vi bruker personopplysninger for å opprette og administrere din konto, gi deg tilgang til Arvo, behandle betalinger og svare på supporthenvendelser.
Rettslig grunnlag: Avtale (GDPR art. 6(1)(b))

For sikkerhet og feilretting

Vi bruker tekniske data og brukslogg for å oppdage sikkerhetshendelser, forebygge misbruk og feilsøke problemer.
Rettslig grunnlag: Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f))

For å forbedre tjenesten

Vi analyserer aggregert og anonymisert bruksdata for å forstå hvordan Arvo brukes og for å utvikle nye funksjoner. Vi bruker ikke personopplysninger til å trene AI-modeller.
Rettslig grunnlag: Berettiget interesse (GDPR art. 6(1)(f))

For å overholde lovkrav

Vi kan behandle og utlevere personopplysninger der dette kreves av norsk lov, for eksempel regnskapslovgivning eller rettskjennelse.
Rettslig grunnlag: Rettslig forpliktelse (GDPR art. 6(1)(c))

4. Dine kunders data deles aldri med andre

Data du legger inn i Arvo er din bedrifts data — den deles aldri med andre Arvo-kunder. Aldri. Alle arbeidsplasser er teknisk isolert fra hverandre på databasenivå ved hjelp av Row Level Security. Det er ikke mulig for én kunde å se en annen kundes data, verken gjennom applikasjonen eller via AI-behandling.

Når AI-funksjoner brukes (f.eks. møtesammendrag eller Arvo AI-assistent), sendes kun den aktuelle forespørselen til AI-leverandøren — isolert for din arbeidsplass. Innholdet fra din arbeidsplass blandes aldri med forespørsler fra andre kunder.

5. AI og dine data

Brukes dataene dine til å trene AI-modeller?

Nei. Arvo bruker AI-leverandører som ikke benytter kundedata til å trene sine modeller når data behandles gjennom våre bedriftsavtaler. Dataene brukes kun for å levere den aktuelle funksjonaliteten og behandles i henhold til leverandørenes databehandleravtaler.

Hva sendes til AI-leverandøren?

Kun det du ber AI om å behandle — for eksempel innholdet i en møtetranskripsjon du ønsker oppsummert, eller et notat du vil at Arvo AI skal analysere. Vi sender aldri hele CRM-databasen din.

Kan du slå av AI-funksjoner?

Ja. Administratorer kan deaktivere AI-funksjoner for hele arbeidsplassen eller for individuelle brukere. Da sendes ingen data til AI-leverandører.

6. Deling med tredjeparter

Vi deler personopplysninger kun i følgende tilfeller:

• Underleverandører: Se tabell i avsnitt 7. Alle er bundet av databehandleravtale.

• Rettslige krav: Der vi i god tro mener utlevering er nødvendig for å etterkomme lov, rettskjennelse eller offentlig myndighet.

• Virksomhetsoverdragelse: Ved fusjon, oppkjøp eller salg av virksomheten kan personopplysninger overføres som del av transaksjonen. Du vil varsles i god tid.

Vi selger ikke personopplysninger til tredjeparter. Vi deler ikke data med reklamepartnere.

7. Underleverandører og internasjonale overføringer

Vi benytter utvalgte underleverandører for å levere våre tjenester, blant annet innen hosting, kunstig intelligens, transkribering, betalingsbehandling og kommunikasjon. Enkelte av disse leverandørene kan behandle personopplysninger utenfor EØS. I slike tilfeller sørger vi for at overføringen skjer i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, blant annet gjennom EU-kommisjonens standard kontraktsklausuler (SCC) eller andre lovlige overføringsgrunnlag.

8. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge loven krever det. Ved vurdering av lagringstid tar vi hensyn til: formålet med behandlingen, lovpålagte krav, sikkerhetshensyn og om vi kan oppnå formålet på annen måte.

DatakategoriLagringstidGrunnlagBrukerdata og CRM-innholdAbonnementets varighet + 30 dagerAvtaleMøteopptak og transkripsjonerTil du sletter dem, eller ved kontoavslutningAvtaleFakturahistorikk5 årBokføringsloven § 13Revisjonslogg1 årBerettiget interesse (sikkerhet)Tekniske logger (IP, bruksdata)90 dagerBerettiget interesse (sikkerhet)

9. Informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler (cookies), piksler og lignende teknologier for å sikre funksjonalitet i tjenesten, analysere bruk og forbedre våre produkter og tjenester.

Cookies er små tekstfiler som lagres på enheten din når du bruker tjenesten.

Typer cookies vi bruker

Nødvendige cookies
Disse er nødvendige for at tjenesten skal fungere, for eksempel for innlogging og sikkerhet. Et eksempel er sesjonstoken som holder deg innlogget. Disse cookies kan ikke deaktiveres.

Analyse- og statistikkcookies
Vi bruker cookies til å forstå hvordan tjenesten brukes, slik at vi kan forbedre funksjonalitet og brukeropplevelse.

Funksjons- og personaliseringscookies
Disse brukes for å huske innstillinger og tilpasse innhold.

Markedsførings- og trackingcookies
Vi bruker cookies og lignende teknologier til å måle effekt av markedsføring og for å vise relevant innhold og annonser i ulike kanaler, som e-post og tredjepartsplattformer (blant annet Meta, Google, TikTok og Snap). Dette kan baseres på hvordan du bruker våre tjenester.

Slik behandling skjer kun der du har gitt samtykke, og du kan når som helst trekke tilbake samtykket i cookie-innstillingene.

Samtykke
Når du besøker tjenesten første gang, blir du bedt om å gi samtykke til bruk av ikke-nødvendige cookies. Du kan når som helst endre eller trekke tilbake ditt samtykke i cookie-innstillingene.

Nødvendige cookies behandles uten samtykke i henhold til ekomloven § 2-7b.

Lagring og kontroll
Du kan når som helst slette eller blokkere cookies i nettleseren din. Dette kan påvirke funksjonaliteten i tjenesten.

10. Dine rettigheter

Under GDPR har du rett til:

• Innsyn (art. 15) — se hvilke opplysninger vi har om deg

• Retting (art. 16) — korrigere feil eller ufullstendige opplysninger

• Sletting (art. 17) — be om at opplysninger slettes («retten til å bli glemt»)

• Begrensning (art. 18) — be om at behandlingen begrenses i visse situasjoner

• Dataportabilitet (art. 20) — få utlevert dine data i maskinlesbart format. Du kan eksportere CRM-data direkte fra Arvo under Innstillinger → Eksporter data.

• Innsigelse (art. 21) — protestere mot behandling basert på berettiget interesse

• Trekke samtykke tilbake — der behandlingen er basert på samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst uten at det påvirker lovligheten av tidligere behandling

Send forespørsler til support@getarvo.ai. Vi svarer innen 30 dager. Vi kan be om bekreftelse av identitet før vi behandler forespørselen.

Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener vi behandler personopplysninger i strid med GDPR.

11. Barn

Arvo er ikke rettet mot personer under 18 år. Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra mindreårige. Dersom du mener et barn har registrert seg i strid med dette, kontakt oss på support@getarvo.ai, så sletter vi opplysningene.

12. Lenker til tredjepartssider

Arvo kan inneholde lenker til andre nettsteder eller applikasjoner. Vi er ikke ansvarlige for personvernpraksisen til slike tredjeparter. Vi anbefaler at du leser personvernerklæringen til alle tjenester du bruker.

13. Sikkerhet

• All data krypteres i overføring (TLS 1.2+) og hvile (AES-256)

• Tilgangskontroll på radnivå — Arvo-ansatte kan ikke lese kundedata uten autorisasjon

• Dataisolasjon per arbeidsplass — teknisk umulig for kunder å se hverandres data

• Revisjonslogg for alle kritiske handlinger

• Brudd på personopplysningssikkerheten varsles Datatilsynet innen 72 timer og berørte kunder innen 48 timer
  
  

14. Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen. Vesentlige endringer varsles på e-post med minimum 30 dagers varsel. Datoen øverst («Sist oppdatert») viser når erklæringen sist ble endret. Siste versjon er alltid tilgjengelig på denne siden.

15. Kontakt

Oslomade AS
Biskop Gunnerus' gate 14, 0185 Oslo
E-post: support@getarvo.ai